Многие компании рано или поздно задаются вопросом, вынесенным в заголовке этой статьи. По мере развития бизнеса меняются размеры склада и количество сотрудников, а вот технология работы, как правило, остается той же, что и в момент создания компании. Казалось бы, что поменялось? Увеличили площадь, набрали персонал, следовательно, склад должен работать лучше, а эффект прямо противоположный.

Ко мне часто обращаются с просьбой навести порядок на складе. Дескать, мы уже и начальников склада несколько раз поменяли, и специалистов по логистике на работу взяли, а толку нет. В этой статье я хочу рассказать о тех проблемах, с которыми чаще всего приходится сталкиваться на складах, и методах их решения.

Итак, мы решили навести порядок на складе. С чего начать?

Первое, что нужно, - это определить, соответствует ли площадь склада потребностям компании. Конечно, говорить «площадь склада» в данном контексте не совсем корректно, правильнее использовать термин «площадь хранения».

       Площадь склада – это фактические размеры помещения. Площадь хранения – это полезная площадь, т.е. место, где мы фактически можем разместить товары. И эти две площади могут отличаться в разы. На складе нужно предусмотреть технологические зоны (зона разгрузки, приемки, хранения, комплектации, отгрузки, вспомогательная зона и др.) и проезды. Их площадь может составлять от 50 до 80% общей площади склада.

Увеличить площадь хранения позволяют современные стеллажные системы, Определить, какие именно стеллажи подойдут вашему складу, можно на основании анализа товарного потока. Хочу отметить, что в данном случае стоит говорить не только о площади хранения, но и об объеме. Каждое место на стеллаже имеет длину, ширину и высоту. Так вот, высоту каждого места хранения мы также должны рассчитать. У большинства компаний есть данные о товарообороте. Для получения максимально корректной информации желательно взять данные за последний год. Обязательно потребуются сведения об объемных и весовых характеристиках каждого товара. Их можно запросить у поставщиков (производителя) или измерить самостоятельно. Расчеты делаем по месяцам для каждого товара в разрезе данных прихода, расхода и максимального остатка. После анализа данных мы получим точный расчет необходимой площади хранения. Точнее сказать, это расчет объема хранения для каждого товара. Если мы планируем хранить товар на стеллажах по самой распространенной схеме, с использованием европоддонов (800х1200 мм), останется только определить высоту каждого места хранения. Это простая математика: приводим полученные результаты к единому знаменателю, к полученному количеству мест хранения прибавляем 7-10% (минимальное количество свободных мест хранения для нормальной работы склада) и получаем необходимое количество мест хранения на данный момент. Если нужно, чтобы данный склад работал бесперебойно на протяжении ближайших 2-3х лет, к полученному результату добавляем планируемый ежегодный процент увеличения оборотов компании.

         Обязательно нужно сказать о ширине рабочих проходов между стеллажами. Этот показатель зависит от типа используемой на складе технике. В паспорте каждой машины указана минимальная ширина прохода, в котором данная техника может работать. Чем шире проход, тем больше полезной площади теряет склад, чем уже, тем меньше скорость разворота (работы) техники и, следовательно, скорость обработки грузов складом. Следовательно, ширина проходов – это компромисс между скоростью обработки и эффективностью использования площади склада.

       Второе, о чём следует позаботиться, это расчет зон склада. Многие считают, что это очень просто – и это действительно так, если подходить к данному вопросу без учета логистических процессов компании. Приведу пример: вам нужно налить куда-то 10 литров воды, а потом вылить из этой емкости те же 10 литров.

          Какая емкость понадобится – ведро, тазик, кувшин? Вы тут же зададите уточняющие, резонные вопросы: чем будем наливать – ковшом, кружкой, шлангом? А выливать чем? А наливать и выливать будем одновременно?

         Так же и с зоной склада: нужно делать анализ товарного потока (входящего и исходящего). Рассчитать площадь зон несложно, но к этим данным обязательно нужно добавить возможности перемещения из зоны в зону и разведения потоков во времени. Скорость перемещения из зоны в зону очень важно. В случае пиковой нагрузки на склад возможность оперативно переместить товар из зоны разгрузки в зону, допустим, приемки, напрямую влияет на пропускную способность склада. О разведении потоков и анализе всевозможных схем можно написать отдельную статью; я же приведу самый распространенный пример. Если отгрузки со склада происходят в дневное время, а приемка идет ночью, то одно и то же пространство склада в разное время суток можно использовать как разные зоны.

           Меня часто спрашивают, какие значения нужно брать для расчета зон склада и количества ворот? Вопрос простой и сложный одновременно. Если вы возьмете максимальные показатели работы склада для расчетов, то получившихся площадей вам всегда будет хватать, но большую часть времени эти площади будут избыточными. Если вы ограничены в складских площадях, нужно искать компромисс. Допустим, ваша компания ставит удобство отгрузки на первое место, тогда именно эту зону можно считать по максимальным параметрам, в ущерб, например, зоне разгрузки. Нужно понимать, что при расчете зон склада по неким усредненным показателям в пиковые периоды склад будет работать неэффективно, срывать сроки выполнения работ.

         Третье, о чем нужно помнить, - это персонал. Часто приходиться слышать о проблеме нехватки людей на складе. Решение  простое – набрать сотрудников. А сколько нужно персонала? Да столько, чтобы хватало. Набрали, не хватает, набрали еще, приходим на склад, а там все сидят и чай пьют. Знакомая картина? Нужно понимать, под какой объем работы нанимаются сотрудники. Если под максимальный, то этим сотрудникам зачастую нечего будет делать. Получается, что выгоднее набирать персонал под некие средние показатели.

            Как же рассчитать количество персонала? Оно определяется исходя из числа операций, которые необходимо выполнять. У каждой операции есть среднее время выполнения. Оно разное для всех складов и напрямую зависит от используемой технологии. Мы говорим сейчас об элементарных операциях, таких как перемещение (обработка) одной единицы (коробки, килограмма, кубометра и т.п.). Для получения данных о времени выполнения одной операции нужно сделать хронометраж. Засекаем время разгрузки одной машины, делим объем (вес) разгруженного товара на время разгрузки и количество сотрудников (выполнявших разгрузку) – получаем время на разгрузку одного кубометра (одной тонны). Чем больше данных для расчета (количество проведенных замеров), тем конкретнее результат. Делаем хронометраж по всем операциям, считаем количество (среднее, максимальное) операций, выполненных складом за период, - получаем необходимое число сотрудников.

        Впрочем, нет гарантий, что посчитанное вами время оптимально. В этом случае можно разработать новую технологию работы склада, учитывающую минимальное время выполнения одной операции.

           Четвертое, последнее – по номеру, но не по значению, - это технология работы склада. Раньше почему-то считалось, что новому сотруднику достаточно прочесть должностную инструкцию, пройти инструктаж по технике безопасности и все – он готов к работе. Сегодня же многие понимают, что эффективность работы персонала напрямую зависит от сложности технологического процесса и прогнозируемости действий сотрудника в различных ситуациях. Технологический процесс на складе должен быть максимально простым. Путей упрощения этого процесса много (дробление сложного процесса на несколько простых, разработка подробных технологических карт (с картинками), унификация работы с товарами разных поставщиков (торговых марок) и т.п.). Алгоритм действий в различных ситуациях должен быть описан для каждого сотрудника. Работник склада должен тратить как можно меньше времени на решение возникших вопросов и как можно больше на выполнение своих прямых обязанностей. Для решения этой задачи, как правило, применяется дистанционное информирование (рации, телефоны).

          Итак, мы выполнили все расчеты, разработали технологию. Что дальше? А дальше сверяем полученные данные с имеющимися площадями, персоналом, технологиями и смотрим расхождения. Если есть возможность вписать все расчеты в существующую площадь склада – нам повезло, начинаем воплощать наши расчеты в жизнь. Если по результатам наших расчетов существующая площадь склада недостаточна, меняем склад.

Внедрение новых технологий – тяжелый и кропотливый труд. Персонал склада, как правило, достаточно консервативен и не всегда рад нововведениям. На первом этапе придется учить сотрудников, на втором – требовать неукоснительного соблюдения инструкций и регламентов, и только на третьем этапе мы увидим результат. Скорость прохождения этапов зависит от квалификации специалиста, организующего обучение и внедрение.

Юрий Большаков, эксперт по складским технологиям